¿Cómo preparar a los empleados para la transformación digital de la empresa

La transformación digital no es solo un tema de tecnologías (como cree mucha gente), sino que se trata principalmente de un planteamiento enfocado en las personas porque implica nuevas formas de pensar, de actuar, de diseñar estrategias, de tomar decisiones y de asumir el liderazgo aprovechando la disponibilidad de las tecnologías. Es cierto que el contexto actual de la sociedad de la información y del conocimiento en que estamos viviendo requiere una adaptación continua a los cambios que afectan a todas las facetas de nuestras vidas (trabajo, hogar, ocio, etc.). En esta línea, los constantes progresos y avances de la tecnología digital están mejorando la gestión empresarial apoyándose en la inteligencia artificial, algoritmos, Big Data, la robótica conectada (conocida también como Internet de las Cosas o Internet of Things -IoT), ciberseguridad, etc. Muchos expertos lo definen ya como la “Cuarta revolución industrial” (Industria 4.0) y la transformación digital es el camino hacia esta nueva revolución o Industria 4.0. que requiere la re-definición o la adaptación de una organización o una empresa a través de la utilización de las tecnologías para mejorar la forma en que organiza su funcionamiento, gestiona las tareas a realizar, produce y distribuye los productos o servicios a los clientes o a la sociedad en su conjunto.

Para las empresas, esta transformación digital implica entender adecuadamente las nuevas reglas del mundo empresarial, y adaptarse a un mercado en constante cambio, proporcionando soluciones originales o innovadoras tanto en los productos como en los servicios. En este nuevo paradigma, no se trata simplemente de cambiar o sustituir un proceso físico por otro más virtual, o el cambio de átomos por los bits. Se trata, en realidad, de poner a las personas en el centro del negocio, utilizando todos los recursos (incluyendo las tecnologías) para ofrecerles mejores productos y servicios. La verdadera transformación digital empieza dentro de la empresa, con una transformación interna que implica a todos los empleados.

Las personas, clave de la transformación digital de la empresa.

La selección natural del Darwin plantea la idea de «supervivencia del más apto». En su libro «El Origen de las Especies«, afirmaba «Nada más fácil que admitir de palabra la verdad de la lucha universal por la vida, ni más difícil al menos así me parece a mi, que tener siempre presente esta conclusión. Estoy convencido de que si uno no se la grava totalmente en el pensamiento, todo el conjunto de la economía de la naturaleza, con todos sus hechos de distribución, rareza, abundancia, extinción y variación, será visto de manera oscura o será totalmente incomprendido» Darwin (1859). Este principio se aplica también en el contexto actual de la transformación digital ya que solo las empresas que se adaptan mejor a la transformación digital seguirán siendo competitivas, obtendrán buenos resultados y sobrevivirán a lo largo del tiempo. Las personas tienen la clave para la adaptación, la transformación y la supervivencia de las empresas. Para ello, el capital humano es imprescindible porque las personas constituyen el eje transformador de cambios de cualquier organización. Hay que cambiar la mentalidad de las personas para transformar la empresa porque la transformación digital introduce la organización en una cultura de innovación, de reinvención permanente, de aceptación de cambios permanentes y en una lógica de crecimiento y de desarrollo centrada en las necesidades de las personas (clientes, ciudadanos, proveedores, etc).

Las empresas que no son capaces de contar con un talento preparado para la transformación digital, no podrán sobrevivir ni competir en el mercado debido al “darwinismo digital”. Éste (darwinismo digital) consiste en la desaparición mediante «selección natural» de todas aquellas empresas que no son capaces de adaptarse a la evolución digital o al ritmo de la evolución tecnológica. Igual que en la teoría de la evolución de Darwin, solamente sobreviven las mejores empresas y las más adaptadas a esta transformación. Evidentemente este «darwinismo digital» afecta a todas las empresas independientemente de su tamaño, sector de actividad, localización o ubicación, etc.

¿Como hacer que participen todos los empleados cuando se inicia el proceso de transformación digital en la empresa?

La transformación digital de la empresa es una tarea colectiva en que debe necesariamente participar de manera activa todos los miembros de la organización y todos los departamentos sin excepción, empezando por la propia dirección.

1. Establecer el punto de partida o Starting point.
La compra de nuevos equipos informáticos para la empresa está bien, pero no es suficiente de cara a la transformación digital. Es importante crear un mapa de la situación de su empresa de cara a la transformación digital. Se trata de conocer en qué situación está su empresa en relación con el uso de las tecnologías para la mejora de los procesos. Además, es necesario conocer cómo se están posicionando sus principales competidores y las empresas del sector de cara a la transformación digital. No hay que perder de vista que, al fin al cabo, la transformación digital significa aprovechar las oportunidades que se presentan debido al desarrollo de las tecnologías. Por eso, este punto de partida debe basarse en los diferentes departamentos de la empresa (de Informática, de Marketing y de Recursos humanos, de Administración y Finanzas, etc.). Se trata en definitiva de conocer cómo funciona realmente la organización hacia fuera (de cara los clientes, proveedores, y la sociedad en su conjunto) y hacia dentro (de cara a los empleados, los socios, etc.) y qué podrían aportar los avances tecnológicos en cada uno de los sectores clave de la empresa.

2. Definir una Hoja de ruta para la transformación.
La empresa necesita tener su propia hoja de ruta o un plan estratégico sobre la transformación digital. Una vez se conoce la posición de la empresa, hay que definir un plan de trabajo que recoja las estrategias a corto, medio y largo plazo de la empresa para la transformación digital.

3. Desarrollar una cultura común para la transformación digital.
Hay que crear una cultura y conciencia colectiva de transformación digital en la empresa. Los empleados tienen que percibir que la empresa está ya «en marcha» para su transformación digital. Eso se consigue a través de acciones de sensibilización, de formación, compartición de experiencia, de análisis de casos, etc.

4. Hacer que la transformación digital sea una Prioridad.
Convierte la transformación digital en una prioridad o en una de las principales prioridades de la empresa; eso significa inversión en tiempo y recursos. La clave de éxito de cualquier iniciativa de cambios está en la implicación activa de la Dirección o Top management que debe adoptar las estrategias, dedicar los recursos necesarios, movilizar todo el personal y crear la cultura que transforma.

5. Desarrollar un liderazgo digital en la empresa a través de la formación a lo largo de la vida.
La formación a lo largo de la vida permite actualizar conocimientos y adquirir competencias, además de conocer los nuevos conceptos o terminología que se está generando. Asimismo, los cambios organizacionales suelen producir «resistencia al cambio» en menor y mayor medida. Por eso hay que apoyarse en los empleados que son receptivos para que se conviertan en los líderes de esta transformación. Los empleados que son percibidos como líderes contribuirán a generar el «efecto multiplicador» para que el conjunto de los trabajadores se impliquen y superen cualquier posible resistencia al cambio.

6. Formar a los empleados en temas relacionados con la transformación digital en función de la estrategias definida en la hoja de ruta de la empresa.
La formación de los empleados es sumamente necesaria para que los empleados no solamente adquieran los conceptos específicos sino que también que encuentren la aplicabilidad de los avances tecnológicos para sus tareas o puestos de trabajo. Además, la formación debe incidir sobre aquellos aspectos puedan despertar el interés y la motivación necesaria para que el uso de las tecnologías en el puesto sea reconocido como algo relevante para las tareas.
7. Buscar nuevas alianzas con empresas o socios que pueden ayudar a la empresa a conseguir sus objetivos de transformación digital.
La primera alianza que la empresa debe establecer es con los trabajadores porque no hay que perder de vista que la transformación digital empieza desde dentro de la propia empresa; cada trabajador debe “pactar” esta transformación y mentalizarse con este nuevo paradigma. Además, las alianzas o las relaciones con otras empresas juegan también un papel determinante para consolidar los esfuerzos de la empresa hacia la transformación digital.

8. Compartir experiencias entre trabajadores y entre departamentos.
Además de la formación, hay que compartir experiencias entre empleados, y entre diferentes departamentos. De esta forma, se consiguen generar un know how importante para la empresa. Ésta debe fomentar las estrategias para que la compartición de experiencias forme parte de la cultura de la empresa a través de seminarios, talleres, charlas-conferencias, congresos, convenciones, etc. Son las experiencias compartidas que convierten las empresas en learning organizations (o las organizaciones que aprenden).

9. Desarrollar la capacidad de anticipación.
Solo las empresas que tienen «visión» de negocio, son capaces de anticipar y dar un paso más adelante que sus rivales o competidores. Saber anticiparse crea capacidad competitiva. Las empresas competitivas y de éxito son aquellas que cuentan con grupos de alto rendimiento que realizan periódicamente el brainstorming (o lluvia de las ideas) para analizar y buscar nuevas ideas, nuevas estrategias, nuevos modelos para el negocio de cara a los cambios que vienen en el futuro.

10. Conocer el alcance de la transformación digital para cada puesto y premiar la participación.
La transformación digital de la empresa empieza con los cambios implementados en cada uno de los puestos. El acompañamiento, la motivación y el interés manifiesto que genera la Dirección para la transformación de cada puesto es sumamente importante. Además, podría incluirse también algún sistema de premios o elementos motivadores.

En definitiva, el “darwinismo digital” es la principal amenaza de desaparición mediante «selección natural»con que se enfrentan las empresas que no se están preparando para la Era Digital. Para que eso no ocurra el papel del departamento de gestión de recursos humanos en la gestión del talento para la transformación es clave. Junto con todos los Departamentos de la empresa y con la colaboración de todos los empleados, el Departamento de recursos humanos ayuda la Dirección a conseguir esta deseada transformación digital a través de las diferentes acciones concretas desde la evaluación de la situación de partida hasta la implementación de la estrategia de la empresa pasando por la formación, la motivación, implantación de la estrategia personalizada de la transformación del puesto, etc. Los Departamentos de Recursos Humanos están tomando un papel muy activo porque la transformación digital es ante todo un tema de desarrollo de talentos, de estrategias y de liderazgo que se apoya en las tecnologías. Éstas (las tecnologías) hacen posible el diseño o el implemento de otros modelos de negocio, nuevas formas de crear valor, y nuevas formas de relacionarse con los clientes, con los proveedores y con la sociedad en su conjunto.