Cuando se habla de comunicación empresarial, muchos piensan en la comunicación de los logros de la compañía al exterior, pero la comunicación interna también es clave para el buen funcionamiento de la empresa. Y es que establecer una adecuada política de comunicación interna es esencial para garantizar la fluidez de la información, fomentar la colaboración entre los empleados y promover un ambiente de trabajo cohesionado.
Parece que es una tarea fácil de llevar a cabo, pero esta organización y gestión de la comunicación interna requiere de una serie de conocimientos, y en este artículo se exploran algunas claves para que ese plan se lleve a cabo con éxito. Y también precisa de profesionales en la materia. Y es ahí donde juegan un papel relevante los periodistas, pues también esa es parte de su misión como comunicadores.
En primer lugar, es crucial definir los canales de comunicación interna que se utilizarán en la empresa. Estos canales pueden incluir correos electrónicos, intranets, boletines informativos, reuniones periódicas o grupos de discusión online, entre otros. Lo más importante es seleccionar aquellos canales que mejor se ajusten a las necesidades de la empresa y también es recomendable no centrarse solo en un canal, sino combinarlos de manera efectiva para así estar seguro de que todos los empleados pueden tener acceso a la información procedente de la compañía.
Un aspecto clave en la política de comunicación interna es la transparencia. Los empleados deben recibir información clara y oportuna sobre los asuntos que afectan a la empresa. Esto implica compartir información relevante sobre la estrategia y objetivos de la organización, los cambios organizacionales, los logros alcanzados, los desafíos enfrentados y cualquier otra información que sea pertinente. La transparencia genera confianza y compromiso por parte de los empleados, ya que se sienten parte del proceso y comprenden cómo su trabajo contribuye al éxito de la empresa.
Otro elemento importante en una política de comunicación interna es la retroalimentación. Los empleados deben tener la oportunidad de expresar sus opiniones, hacer preguntas y brindar sugerencias. La empresa debe fomentar un ambiente en el que los empleados se sientan seguros para expresar sus ideas y preocupaciones. De esta manera, la compañía debe tener preparadas encuestas periódicas, sesiones de preguntas y respuestas, buzones de sugerencias o cualquier otro mecanismo que facilite la retroalimentación. Es fundamental que la empresa escuche activamente a sus empleados y tome medidas en base a sus comentarios.
La consistencia en la comunicación es otro aspecto clave. Es interesante establecer una estructura y un calendario de comunicación que sea predecible para los empleados. Esto implica definir cuándo y cómo se compartirá la información, establecer fechas límite claras para la entrega de mensajes y garantizar que la comunicación se realice de manera regular. De esta manera, se evitará la confusión y ayudará a los empleados a estar al tanto de las novedades y cambios en la empresa.
Además de los canales formales de comunicación, es fundamental fomentar la comunicación informal entre los empleados. Por tanto, es importante ayudar a que los empleados puedan compartir experiencias y puntos de vista en encuentros informales, como pueden ser los descansos para el café o incluso llevar a cabo actividades de team building. Estas actividades son oportunidades para fortalecer los lazos entre los miembros del equipo y fomentar la colaboración. La empresa puede promover estas interacciones informales proporcionando espacios comunes donde los empleados puedan interactuar y compartir ideas de manera casual.
La tecnología también juega un papel importante en la comunicación interna. Las herramientas digitales, como las aplicaciones de mensajería instantánea o las plataformas de colaboración online, pueden facilitar la comunicación rápida y efectiva entre los empleados, especialmente en organizaciones con equipos distribuidos geográficamente. Sin embargo, es importante utilizar la tecnología de manera adecuada y consciente. No todas las herramientas digitales son apropiadas para todas las situaciones. Es fundamental evaluar las necesidades de comunicación de la empresa y seleccionar las herramientas que mejor se ajusten a esas necesidades. Además, es esencial establecer pautas claras sobre el uso de estas herramientas para evitar la sobrecarga de información y promover un uso efectivo y eficiente.
La formación y capacitación también son elementos importantes en una política de comunicación interna exitosa. Los empleados deben recibir la formación necesaria para utilizar los canales de comunicación de manera efectiva y comprender el propósito de la política de comunicación interna. Esto incluye enseñar a los trabajadores a redactar mensajes claros y concisos, a utilizar el tono adecuado y a respetar las normas de comunicación establecidas.
Por último, la evaluación y mejora continua son esenciales para una política de comunicación interna exitosa. La empresa debe medir regularmente la efectividad de sus canales de comunicación, recopilar comentarios de los empleados y realizar ajustes cuando sea necesario. Por tanto, la compañía debe estar abierta a la retroalimentación y también debe estar dispuesta a adaptarse a medida que evolucionan las necesidades de comunicación de la organización.
Y es que la comunicación interna de una empresa es clave para el desarrollo de la misma. Los trabajadores deben estar informados de los progresos de la empresa, de los cambios que se van produciendo y de las medidas que se van a ir tomando conforme pasan los meses. Así, sienten formar parte de algo más que un puesto de trabajo, pueden sentir que cuentan y que no son solo unos meros trabajadores.
