El tiempo para un empresario es vital. A veces el día pasa sin darnos cuenta y no se han hecho todas las cosas que se deberían hacer. La gestión del tiempo de trabajo es vital para todos aquellos que quieren sacar el mejor provecho al día, para que cunda lo que se está haciendo y para no tener días de agobio o de más trabajo del que se debe. Actualmente existen muchas técnicas y herramientas que han saltado a la palestra para optimizar el tiempo en el trabajo, permitiendo a los empleados maximizar su eficiencia y lograr los resultados más satisfactorios en sus tareas diarias.

Una de las maneras para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo es saber priorizar.  Hay que saber identificar y clasificar las tareas según su urgencia y relevancia. Al asignar niveles de prioridad, los profesionales pueden enfocarse primero en las actividades de mayor importancia, asegurando que los objetivos clave se cumplan antes de abordar tareas menos cruciales. La matriz de Eisenhower, que divide las tareas en cuadrantes según su importancia y urgencia, es una herramienta comúnmente utilizada para aplicar esta técnica.

Otra técnica es la técnica Pomodoro, que se basa en la idea de trabajar en bloques de tiempo concentrados, generalmente de 25 minutos, seguidos de un breve descanso. Estos intervalos, conocidos como «pomodoros», ayudan a mantener la concentración y a prevenir la fatiga mental. Al culminar varios ciclos, se realiza un descanso más prolongado. Esta técnica puede incrementar la productividad al fomentar una atención sostenida y aliviar la tendencia a la procrastinación.

La delegación eficiente es otro aspecto crucial de la gestión del tiempo. El trabajador debe saber reconocer cuáles tareas pueden ser realizadas por otros miembros del equipo y asignarlas en consecuencia. La delegación no solo libera tiempo para tareas más relevantes, sino que también empodera a los colaboradores y fomenta un ambiente de trabajo colaborativo. Sin embargo, es esencial asignar tareas en función de las habilidades y la carga de trabajo de cada individuo.

La planificación anticipada también juega un papel fundamental en la optimización temporal. Al dedicar tiempo al inicio de la jornada laboral para establecer metas y planificar las tareas del día, los profesionales pueden tener una visión clara de sus responsabilidades y evitar distracciones innecesarias. Utilizar herramientas como listas de tareas o aplicaciones de gestión del tiempo puede facilitar la organización y el seguimiento de las actividades programadas.

Asimismo, la eliminación de distracciones es esencial para mantener la concentración y el flujo de trabajo constante. Apagar notificaciones innecesarias, designar momentos específicos para revisar el correo electrónico o las redes sociales, y crear un entorno de trabajo ordenado y libre de elementos distraídos son pasos cruciales para evitar interrupciones que puedan afectar la eficiencia laboral.

No menos importante es la técnica de aplicar el principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20. Este principio sostiene que aproximadamente el 80 por ciento de los resultados provienen del 20 por ciento de los esfuerzos. Identificar las tareas o actividades que generan los resultados más significativos y enfocarse en ellas puede llevar a una asignación más eficiente del tiempo y recursos.

Por supuesto, hay que aprender de los errores, que todos cometemos. De esta manera se pueden adaptar las técnicas de gestión del tiempo para mejorarlas y ser más productivas. 

Eso sí, la mejor técnica de gestión del tiempo es la que mejor se adapta a las necesidades individuales. Esto significa que, al principio, hay que hacer prueba, ensayo y error, y sino funciona algo, mejor cambiar a otra manera y seguir probando hasta llegar con la que mejor funciona o resultados tiene.