1. Acerca del grado de cultura de gestión empresarial en las pymes españolas ¿puede afirmarse que un número nada desdeñable de pymes, sobre todo del pequeño comercio, operan de forma empírica e intuitiva, sin un presupuesto bien elaborado y apoyadas en gestorías que se encargan de la liquidación de impuestos y de los trámites administrativo-contables?
Con carácter general, la pyme española se ha centrado tradicionalmente en la gestión del negocio, subcontratando a gestorías las actividades contables, fiscales y administrativas con el fin de cumplir con los requerimientos exigidos al respecto sin distraerse de sus funciones centrales. Ello se ha debido, sobre todo, a la falta de recursos y, en muchos casos, de tiempo para la formación financiera. El pequeño empresario dedica un altísimo porcentaje de su jornada laboral a actividades comerciales y operativas. No obstante, es necesario diferenciar entre la pyme que desarrolla su actividad en el ámbito local y la pyme exportadora, la cual presenta un mayor grado de sofisticación en la gestión administrativa y financiera.
2. Por qué es fundamental que una empresa, aunque pequeña, cuente con un presupuesto anual bien diseñado para su buen funcionamiento?
El presupuesto es un ejercicio de planificación. Para su elaboración, se requiere una reflexión estratégica, ya que se trata de una representación anticipada de cómo ve el empresario su futuro cercano (los próximos 365 días). Dicha planificación exige plantearse unos objetivos de negocio y evaluar con qué recursos se cuenta para alcanzarlos. El diseño de dichos objetivos y el análisis de los recursos disponibles son pasos indispensables para ordenar las actividades a llevar a cabo en la gestión de la empresa. Por supuesto, es posible realizar las actividades empresariales sin esa reflexión anterior, pero parece aconsejable realizarlas con un cierto grado de formalización, el cual viene facilitado por la elaboración previa del presupuesto.
3.- Elaborar un presupuesto es adelantarse al futuro para evitar contratiempos. En una crisis como la actual y con serias restricciones en las ventas, ¿qué ventajas competitivas supone para una empresa contar con un presupuesto bien diseñado frente a otra que no lo tiene?
El presupuesto es esencial para poder ejecutar una estrategia. Desde hace algunos años, como consecuencia, entre otras causas, de la revolución tecnológica en curso que conlleva la obsolescencia acelerada y el acortamiento del ciclo de vida de muchos productos, en el ámbito de la Dirección Estratégica hay autores que enuncian el “fin de la ventaja competitiva”, tal y como esta fue definida en los años 70 y 80, y la necesidad de desarrollar estrategias adaptativas en las empresas. La adaptación es esencial para la supervivencia empresarial. En el caso de las pymes, tal capacidad se vuelve imprescindible, fundamentalmente por el bajo poder de negociación de las mismas con clientes y proveedores. Así, por ejemplo, la planificación de los cobros y los pagos plasmada en un presupuesto de tesorería, puede servir para que el empresario se anticipe a posibles problemas de liquidez contratando instrumentos financieros adecuados, en vez de tener que actuar de forma reactiva y precipitada.
4.- Existen varios tipos de presupuestos: ¿En qué consiste cada uno de ellos?
Desde el punto de vista de la Dirección Financiera, la empresa desarrolla tres grandes procesos: la explotación o actividad principal de sus operaciones, la inversión y la financiación. Por ello, los presupuestos de una empresa serán el operativo, el de inversión y el de financiación.
El presupuesto operativo recoge las actividades de ventas, de producción, de gastos comerciales y de gastos generales, esto es, la previsión de ingresos y gastos de cada una de aquellas.
El proceso presupuestario debe partir del presupuesto de las ventas, que obligará al empresario a definir objetivos del negocio, referidos a cuota de mercado, unidades a vender o servicios a prestar y al precio. Su consecución, dependerá de que la empresa cuente con los recursos suficientes al respecto. Por ello, tras el presupuesto de ventas, habrá que elaborar el presupuesto de producción (o de prestación del servicio principal de la empresa), en el que habrá que evaluar cuál es la capacidad operativa de la empresa para desarrollar su actividad en función de sus recursos disponibles. Aquí se incluirá el consumo de mercaderías, si la empresa es comercial o de materias primas, tanto su aprovisionamiento como su transformación posterior en el caso de que la empresa sea industrial, así como de los recursos humanos involucrados en esa actividad, y de otros recursos consumidos.
El siguiente presupuesto del ámbito de las operaciones es el de gastos comerciales, donde el empresario deberá planificar, entre otros, los gastos del equipo de vendedores y las campañas de publicidad para dar a conocer y vender sus productos y servicios.
Finalmente, se debe presupuestar también el resto de actividades de la explotación relacionadas con áreas como las de administración y asesoría jurídica, sobre la base de sus planes y programas de actuación en función de las necesidades de la empresa.
Tras los presupuestos de operaciones, se ha de llevar a cabo el presupuesto de inversión, que exigirá prever cuál es la dimensión necesaria de la empresa para poder desarrollar su actividad y qué activos necesita para ello. El mismo exige cálculos previos de análisis de viabilidad financiera de los mismos, esto es, que su coste inicial sea inferior que las rentas que va a generar en el futuro. Es este el ámbito donde se debe decidir también la tecnología y los sistemas de información a utilizar. Inadecuadas decisiones de inversión pueden hacer fracasar a la empresa aun cuando sus operaciones estén siendo bien gestionadas.
El tercer y último presupuesto a elaborar es el financiero. En la empresa, además de elaborar la cuenta de pérdidas y ganancias en función de los ingresos y gastos, es decir, de las ventas realizadas y los consumos incurridos para conseguirlas, hay que hacer un cálculo sobre los cobros y los pagos que se prevén en el próximo año. Así, la suma de los cobros y pagos que se derivan de los presupuestos de las operaciones y del presupuesto de inversión constituyen el flujo libre de caja previsto. Esa es la variable más importante desde el punto de vista económico-financiero de la empresa. De ella dependerá el presupuesto financiero. Si una empresa tiene un presupuesto de 1,5 millones de euros de caja en sus operaciones, pero tiene un presupuesto de inversión de -2 millones de euros en ese mismo período, necesitará financiar (esto es, pedir prestado a terceros o a sus socios) el medio millón de euros no cubierto.
De este modo, la empresa ha de planificar el volumen de recursos que necesita, qué parte de los mismos va a pedir a terceros, por ejemplo, a entidades financieras, el tipo de interés que estas le exigirán y las condiciones de devolución del principal y de los intereses.
5.- Con toda probabilidad, la caída de ventas obliga a una revisión del presupuesto para este año 2020. En los meses futuros, ganar un euro supondrá un esfuerzo tres o cuatro veces mayor al normal. ¿Qué partidas del presupuesto deberían reformularse para garantizar la viabilidad de una pequeña empresa?
Habrá que reformular todas las partidas. En septiembre de 2019, mes en el que la mayoría de las empresas empezó a elaborar el presupuesto, no existía el Covid-19. Todas las previsiones realizadas entonces para el año 2020 han quedado obsoletas cuando aún no han transcurrido ni cinco meses del año.
Por primera vez en más de un siglo, se ha producido una crisis cuyas causas no tienen nada que ver con las crisis vividas anteriores. En el 29 se produjo una Gran Depresión tras un estallido bursátil. En los años 30 y 40, graves crisis causadas por grandes guerras. En los años 70 y 80, crisis originadas por “shocks” de oferta en materias primas como el petróleo. En los años 90, crisis monetarias derivadas de desequilibrios comerciales. A principios del milenio, burbujas tecnológicas por expectativas irracionales asociadas a Internet, así como graves perturbaciones monetarias en Asia y Latinoamérica por enormes desequilibrios fiscales, comerciales y de tipo de cambio.
En 2007, una Gran Recesión por una inadecuada gestión de riesgos y una desastrosa política de inversiones en activos tóxicos relacionados con el sector hipotecario y, en el caso español, de la construcción. Esta comenzó siendo de liquidez; luego, económica; y luego, de deuda. Sus consecuencias se han dejado sentir hasta muy recientemente.
Todas estas crisis que han jalonado el siglo han sido causadas por el hombre, y han encontrado respuesta, con diferentes grados de acierto, en políticas económicas, tanto fiscales como monetarias… Pero la situación actual es completamente distinta: por primera vez el ser humano, atacado por un virus, ha tenido que dejar de hacer las rutinas que le protegían y le permitían ganarse la vida y encerrarse en casa para poder sobrevivir. Gran parte de la ansiedad generada en estos tiempos de confinamiento se deriva precisamente, de la necesidad perentoria de desarrollar rutinas nuevas pues las antiguas no nos aseguran la supervivencia.
La Economía es una Ciencia Social, que estudia un tipo determinado de relaciones sociales: las económicas, las cuales requieren de la confianza entre las partes. Estas relaciones no pueden seguir desarrollándose tal y como se han venido haciendo durante mucho tiempo, pues el hombre es visto ahora por sus semejantes como el anfitrión de un virus vehículo de contagio. Así, la viabilidad de los pequeños negocios dependerá en gran parte de la recuperación de esa confianza. Inequívocamente, esta no será completa hasta que no se disponga de una vacuna. Entre tanto, el soporte público resultará imprescindible para evitar un colapso de proporciones aterradoras, solo comparable a la amenaza existente sobre la salud de la humanidad.
Por todo lo anterior y dado que, además, los escenarios de evolución de la enfermedad cambian a gran velocidad, las empresas deberán revisar con mucha frecuencia sus objetivos de negocio y sus planes de acción; y, por tanto sus presupuestos, durante los próximos meses.
A modo de anécdota, cabe señalar que algunos analistas están proponiendo un nuevo indicador para el análisis económico financiero, denominado EBITDAC, que recoge el beneficio antes de intereses, impuestos, amortizaciones y cargas debidas al coronavirus, para tratar de dibujar cuál sería el resultado de la empresa si no existiese esta pandemia.
6.- ¿Es posible que una de las enseñanzas del cerrojazo de la actividad durante estos meses será que las empresas que han descuidado su gestión en estos aspectos se tomen más en serio su gestión?
En el pasado reciente, la pyme española ha desarrollado su actividad, por un lado, en el ámbito de la distribución y; por otro, teniendo como clientes a empresas del sector de la construcción o a Administraciones Públicas. La crisis iniciada en 2007 hundió el sector de construcción y dejó sin fondos para contratar al Sector Público. Asimismo, la evolución tecnológica ha posibilitado el contacto directo entre clientes y fabricantes prescindiendo de intermediarios. Además, la aparición de grandes gigantes logísticos y de la distribución, ha implicado procesos imparables de concentración, que han afectado a la supervivencia de muchos pequeños negocios.
En el entorno actual, otra grave amenaza se cierne sobre un sector con una gran contribución al PIB en España: el turismo. Los grandes actores del mismo cuentan entre sus proveedores con un elevado número de empresas de pequeño tamaño relativas a sectores afines y auxiliares que corren un serio peligro de quiebra.
No obstante todo lo anterior, ya desde principio de siglo y especialmente desde la Gran Recesión de 2007, se ha observado el florecimiento de una nueva generación de empresarios con una conciencia clara de la necesidad de diseñar modelos de negocio viables y de desarrollar funciones como el marketing y la financiera, no con carácter auxiliar sino central. Todo ello, en un marco de inversión en sistemas de información integrales, como los ERP (“Enterprise Resource Planning”), con una perspectiva digital y en un ámbito de competencia global.
Hablamos de una pyme innovadora y basada en el conocimiento, que no se concibe sin la elaboración periódica de planes estratégicos y de presupuestos. Al desarrollo de la misma debe contribuir la transformación del sector financiero, que ha de empujar a sus entidades a realizar el análisis de riesgos no solo desde una perspectiva del cumplimiento de requerimientos formales, sino del examen y discusión con el empresario de su modelo de negocio y su plan financiero.
Por último, la supervivencia de la empresa no se dará si la misma no es respetuosa con el medio ambiente y no desarrolla plenamente su responsabilidad social corporativa, creando valor no solo para los accionistas, sino para todos los agentes que con ella se relacionan: clientes, proveedores, empleados, comunidades y la sociedad en la que se asienta. Esta solo será viable si se forjan relaciones de lealtad entre la empresa y todos ellos.
Enemigos tan temibles como el virus y el cambio climático, van a seguir formando parte de un entorno que amenaza, no solo la actividad económica, sino la supervivencia del hombre como especie. El futuro de la pequeña y mediana empresa dependerá de su adaptación a esta nueva realidad.
Licenciado en CC. Económicas y Empresariales. Profesor en el CEF.- Centro de Estudios Financieros y en la Universidad a Distancia de Madrid, UDIMA.
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