La estructura y organización adecuada del departamento financiero constituye una exigencia básica para poder desarrollar satisfactoriamente la función financiera en los términos descritos anteriormente.

Estas tareas han de garantizar un correcto funcionamiento interno del departamento, así como una apropiada coordinación con el resto de las áreas funcionales de la empresa. Si la información financiera no es correcta, difícilmente se podrá optar entre alternativas distintas de desarrollo del negocio. Si faltan datos financieros o son inadecuados los que se utilizan, será difícil detectar los problemas a tiempo y en consecuencia no se podrán aplicar las medidas correctoras necesarias.

5.1.  EL DIRECTOR FINANCIERO

El director financiero tiene como misiones fundamentales la tradicional de dirigir a sus subordinados del departamento y la de actuar como asesor e instrumento funcional -en materia financiera- del director general de quien dependa. Una y otra responsabilidad exigen de él que establezca las políticas y procedimientos financieros que hayan de aplicarse en la empresa.

Básicamente, la función financiera puede descomponerse en cuatro áreas de responsabilidad:

  • Funciones de control y planificación, incluyendo el sistema de información contable, identificadas usualmente con las del controller de la empresa.
  • Funciones derivadas del manejo, control y protección de la tesorería y otros activos líquidos, identificadas usualmente con las del tesorero.
  • Funciones financieras diversas o de carácter atípico.
  • Funciones derivadas de servicios auxiliares establecidos bajo la responsabilidad del departamento financiero.

5.2.  LA ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

La figura 1 describe las unidades o áreas de actividad básicas de una mediana/gran empresa así como las líneas de relación jerárquica y responsabilidad correspondientes a la organización formal del departamento financiero. Es importante tener en cuenta que la denominación de la división, departamentos y puestos pueden variar de unas empresas a otras, manteniéndose, no obstante, la función que desempeñan, según los principios y modelos organizativos básicos, tal y como ha sido introducido en la Unidad didáctica 2.  Existe la posibilidad de que exista un comité de financiación e inversiones, como unidad de apoyo y complementaria al comité de auditoría, que suelen exigir las mejores prácticas de un «buen gobierno corporativo» o de la empresa, como staff del consejo de administración, con el objetivo de garantizar el control económico, la transparencia y veracidad de la información financiera en la defensa de los intereses de los accionistas y de los grupos de interés socioeconómicos.

Figura 1. Organización básica del departamento financiero de la empresa

En concreto, tal y como aparece en la figura 1, en general se considera que las secciones que componen el departamento financiero son: auditoría interna, control financiero, fiscal, tesorería y servicios auxiliares. Actividades, departamentos o secciones que se comentan seguidamente.

5.2.1.  Auditoría interna

Su función principal es proporcionar información y elementos de juicio al comité de auditoría de la empresa con una finalidad:

  • Mejorar el funcionamiento de la organización consiguiendo mejoras incrementales en los beneficios.
  • Complementa la labor de los auditores externos.

5.2.2.  Control

Las funciones típicas que dependen del controller están relacionadas con la gestión y control de los activos de la empresa. Estas se dividen en:

  • Análisis económico-financiero:

– Nuevas inversiones.
– Rentabilidad por centros de beneficio o unidades de negocio.
– Análisis de adquisiciones.
– Aplicaciones de investigación operativa.

  • Presupuestos y planificación:

– Formalización de presupuestos.
– Integración de presupuestos.
– Previsiones de beneficios y caja.
– Asignación y reparto de gastos generales.
– Análisis de desviaciones.

  • Contabilidad y costes:

– Interna.
– Externa.

  • Proceso de datos:

– Aplicaciones.
– Análisis y programación (parametrización).
– Operación.
– Edición e informe informáticos.

Resulta imprescindible llamar la atención sobre la sección o el departamento de proceso de datos, ya que este corresponde concretamente a los datos financieros, aunque estos pueden abarcar otras áreas. Ahora bien, existen herramientas afectas o relacionadas con otros departamentos como el comercial, producción y recursos humanos que pueden tener datos de una gran sensibilidad y que se puede asignar al departamento financiero por dos razones fundamentales:

  • Porque las finanzas estén implicadas en todas las áreas de la organización.
  • Porque una gran parte de las aplicaciones informáticas requieren, además de su interconexión, grandes análisis de inversión.

La responsabilidad del controller es evaluar el riesgo económico del negocio, es decir, la posibilidad de que las inversiones no generen el excedente esperado. El riesgo económico se asocia con la composición de los activos.

5.2.3.  Fiscal

Esta sección no siempre está en el seno de la empresa, porque se puede cubrir con asesores expertos en la materia; solo a partir de una cierta dimensión se justifica la existencia de una o varias personas que presten atención específica al tema fiscal. Las funciones van desde el cálculo de los impuestos a pagar,  hasta la elaboración de un plan fiscal que aproveche de forma proactiva las oportunidades que la legislación ofrece.

5.2.4.  Tesorería

El departamento de tesorería es una de las funciones financieras más diferenciadas y fáciles de entender que se encuentran dentro del área financiera. La funciones del tesorero se pueden clasificar en:

  • Relaciones financieras:

– Previsión de fondos.
– Mantenimiento de relaciones con fuentes de fondos.
– Política con bancos y otras entidades de crédito y gestión de préstamos.

  • Operaciones financieras:

– Inversión de fondos de caja o pagos diferidos.
– Gestión de carteras.

  • Análisis de créditos:

– Política de créditos.
– Autorizaciones de créditos especiales.

  • Seguros:

– Contratación de seguros.

  • Caja:

– Recepción y custodia de activos líquidos.

La responsabilidad específica del tesorero puede expresarse de la forma siguiente: control del riesgo financiero de la empresa, entendiendo por riesgo financiero la posible incapacidad de hacer frente a las obligaciones que tiene contraídas debido al endeudamiento que mantiene en su pasivo. El riesgo financiero se relaciona, pues, con la estructura de financiación.

5.2.5.  Servicios auxiliares y generales

Dentro del área financiera se suele incluir todo el abanico de funciones complementarias a las anteriores y, dependiendo del tipo de empresa, puede dar lugar a más extensión o no del departamento. Las responsabilidades de carácter administrativo y de servicios generales suelen ser las de mantenimiento de instalaciones, servicios generales, gestión de inmuebles, que han estado vinculadas históricamente al departamento financiero o también denominado de administración y finanzas.