El responsable financiero, al elaborar las diapositivas para realizar una presentación de contenido financiero, debe evitar una serie de errores que pueden deslucir el resultado final de su trabajo. De modo sintético, ofrecemos a continuación algunos de ellos:

1. “Les voy a contar todo lo que sé…”

¿Conoce Vd. el ejemplo del “elevator pitch”? El mismo dice así: Vd. está trabando en un proyecto que tiene que presentar próximamente a su director general. Se encuentra a éste por la mañana en el vestíbulo del rascacielos donde está su oficina. Ambos están esperando al ascensor y él le pregunta por el proyecto. Vd. sólo tiene un minuto y medio (tiempo que tardará en llegar a la planta cincuenta) para informarle. ¿Qué le contará en ese trayecto? Entonces llega el momento de hacerse la gran pregunta: “¿Qué debo contar?”. Disponer de muchos conceptos es algo excelente, pero el proceso de control de calidad de un buen orador comienza por su capacidad de síntesis. Hay que renunciar a todo lo superficial para seleccionar lo verdaderamente importante”. El dominio de un área del conocimiento no se evidencia con una retahíla de datos, y todos hemos pasado alguna vez por ese mal trago que supone la presentación de alguien que nos bombardea con cientos de datos.

Una presentación económico – financiera es la punta de un iceberg. Es el resultado de un trabajo previo con inmensas hojas de cálculo y larguísimos documentos de Word. Por favor, no caiga en el error de transcribir en sus diapositivas todos los indicadores y todas las magnitudes previamente calculadas. Tendrá que seleccionar la información más importante bajo las siguientes recomendaciones:

  • No se puede desvirtuar el sentido de la presentación.

  • No se puede descartar información esencial.

  • Se pueden agrupar conceptos.

  • Se puede descartar todo lo que parezca secundario.

2. “El Excel lo es todo”

Tanto en el ámbito profesional como en el académico, me he encontrado en varias ocasiones con diapositivas muy recargadas que se limitaban a mostrar valores previamente obtenidos en hojas de cálculo.

Si hay un error garrafal que nunca, nunca, nunca se debe cometer, es transponer una hoja de cálculo a una diapositiva.

El ser humano cuenta con dos de sus cinco sentidos para atender e informarse cuando está asistiendo a una presentación: la vista y el oído. El más importante, con diferencia, es la vista. Si yo no entiendo lo que veo o no alcanzo a ver lo que está proyectado, concentraré mi limitada capacidad de atención en dicho sentido. ¿Ello que implica?: que desconectaré mi oído. Oiré pero dejaré de escuchar. Ello es una malísima noticia para cualquier ponente.

Si Vd. tiene que incluir información numérica en su presentación, use cuadros ligeros. Tres columnas y tres filas ya son muchas; y, si puede, sírvase de gráficos. Si alguien queda muy interesado tras su ponencia, siempre tendrá la posibilidad de enviarle más datos por correo electrónico.

3. “Como tengo mala memoria, escribiré en Word lo que tengo que decir”

Otro error que debemos evitar al elaborar una diapositiva es copiar y pegar en la misma párrafos redactados previamente en Word.

Además, quien redacta diapositivas que consisten en la copia de un documento de word, se suele ver abocado a una de las dos cosas siguientes (ninguna de las cuales es deseable):

  • Leerla mirando a la pantalla, lo que implica perder contacto visual con los asistentes.

  • Ignorar párrafos porque no da tiempo a contarla entera.

En el primero de los casos, el ponente está declarando a gritos que es prescindible. Si el público es capaz de leer lo que está escrito sin desconectar (cosa que no está clara por las mismas razones expuestas en la diapositiva anterior de la hoja de cálculo), no necesitará que nadie lo lea por él. Consecuencia: el ponente sobra. No está añadiendo nada a lo que el espectador ve. Además, el ponente no está prestando atención a su audiencia.

En el segundo de los casos, si el conferenciante se salta párrafos y quien está atendiendo apenas si tiene tiempo para leerlos ¿para qué hemos elaborado esta diapositiva? ¿Para dejar constancia ante los espectadores de que hemos trabajado concienzudamente con el fin de llegar hasta aquí?

4. “Se está muy bien por las ramas”

En numerosas oportunidades, asisto como miembro de Tribunal a la evaluación de proyectos de creación de empresas. En algunas ocasiones, pocas por suerte, he experimentado la frustrante sensación de no enterarme hasta bien avanzada la ponencia de qué trataba el proyecto. Como señalé anteriormente, es esencial captar la atención del público desde el momento inicial. Ponga de manifiesto desde el principio en sus diapositivas cuál es su objetivo y los puntos clave de su presentación. No convierta su oportunidad en una monótona sucesión de transparencias mientras divaga sobre nimiedades accesorias al mensaje principal.

5. “Introduciré muchas animaciones para divertir a la audiencia”

En determinadas ocasiones me he encontrado con ponentes que han combinado su aversión a resultar aburridos con su inseguridad por no dominar bien el tema. La consecuencia de ello es que han canalizado su energía a introducir animaciones en exceso en sus diapositivas. Muñecos que se mueven, aplausos que suenan, dinero cayendo en cajas registradoras, gráficos que aparecen y desaparecen a una velocidad excesiva, números que se desvanecen sin que dé tiempo a leerlos…

Salvo que a Vd. le estén examinando de un curso de cómo hacer animaciones en Powerpoint, es preferible que dedique su tiempo a estudiar todo lo que pueda el tema tratado, a construir diapositivas claras y sólidas y a ensayar la presentación en vez de elaborar animaciones y animaciones que pueden causar el efecto contrario en su audiencia: distraer en lugar de ayudar a retener las ideas clave.

6. “El contraste y la consistencia de los colores son asuntos secundarios”

Si Vd. va a exponer, por ejemplo, el balance de situación, y va a representar las cinco masas patrimoniales a lo largo de varias diapositivas, no ceda a la tentación de representar el activo no corriente en color verde manzana y el activo corriente, en color verde pera. No coloree el pasivo corriente en azul celeste y el pasivo no corriente, en azul pastel. Es posible que quien observe la diapositiva no sea capaz de diferenciar las masas patrimoniales y no se haga una idea de ni de la estructura económica, ni de la estructura financiera del balance. Utilice colores intensos y muy diferentes entre sí. Ello ayudará a resaltar el mensaje que quiere transmitir. En ese sentido, debe tener en cuenta dos cuestiones importantes:

  • En primer lugar, el contraste de colores en la pantalla de un ordenador es mucho mayor que el registrado en la pantalla que recibe la luz de un proyector. Yo mismo he padecido las consecuencias de comprobar que colores intensos en el PC quedaban muy atenuados al ser proyectados.

  • En segundo lugar, compruebe también el contraste de las letras y números sobre los gráficos. Si está utilizando colores oscuros para representar una variable, use el blanco para las letras y números que informan del nombre y de la cuantificación de la misma. Por el contrario, si está utilizando colores claros para representar aquélla, use el color negro para las letras y números asociados a dicha variable.

Por otra parte, si tiene que representar una misma magnitud a lo largo de varias diapositivas, sea consistente con el color utilizado, de modo que no despiste a los asistentes. Si el activo corriente es verde, mantenga ese color para esa magnitud durante todas las diapositivas.

7. “Cifras y letras”

Descuidar la homogeneidad de los tipos y tamaños de las fuentes de las cifras y las letras en las diapositivas es un error grave. En primer lugar, el tamaño de todas las cifras y las letras, como comentamos anteriormente, tiene que ser suficientemente grande, de modo que los números y las palabras puedan ser leídos sin dificultad por cualquier participante.

Además, debemos utilizar el mismo tipo de fuente para las cifras y las letras durante toda la presentación. La estética es importantísima, pues manda un mensaje subliminal de “trabajo bien hecho” que agrada a quien lo recibe. Una diapositiva estéticamente correcta predispone favorablemente a la audiencia de la presentación. Una diapositiva estéticamente mal hecha provoca el efecto contrario.

Con respecto a los números, hay algunos errores específicos a evitar:

  • Por una parte, deberemos indicar en las diapositivas la unidad a la que se refieren los números representados en las mismas (miles, millones, unidades, etc.) No podemos poner un número sin más. Estaríamos creando confusión al espectador. Además, en la medida de lo posible, tenemos que mantener la misma unidad a lo largo de la presentación. Si empezamos hablando de miles, no conviene pasar a millones, por ejemplo.

  • Cuando elaboremos un gráfico, en el mismo habremos de poner los valores asociados a la variable representada. Los gráficos son un magnífico recurso, pero tienen que estar referenciados a algún valor. De no proceder así, estaríamos nuevamente confundiendo a la audiencia.

  • Al escribir números, no podremos olvidarnos de los separadores. La representación de las unidades deberá ser necesariamente: X.XXX.XXX. Leer unidades sin separadores es una pesadísima tarea.

  • Cuando el número que vayamos a escribir tuviera decimales, nunca deberemos representarlo con más de dos. Un error será escribir: 1,235689. En ese caso, tendremos que mostrar únicamente: 1,24.

  • Lo mismo sucederá para los números expresados en tantos por ciento. No habrá que incurrir en el error de poner: 13,289745%. Al igual que en el caso anterior, sólo tendremos que usar dos decimales: 13,29%

8. “¿Ortografía? ¿Para qué?”

Las faltas de ortografía provocan un efecto demoledor entre quien las lee. Hasta el mejor de los informes se verá seriamente comprometido en su credibilidad si va acompañado de faltas de ortografía. Los tipos de faltas más habituales, por desgracia, son:

  • No usar tildes.

  • No comenzar las frases con mayúscula.

  • Confundir “b” y “v”.

  • No escribir correctamente palabras con “h” muda.

Pase siempre el corrector ortográfico tras escribir un informe o una presentación y lea lo escrito al menos una vez tras terminar.

9. “En el mundo de los 150 caracteres, la sintaxis ha muerto”

Aunque la presentación que elaboremos o el informe de reporting que escribamos vaya a ser leído en la pantalla de un teléfono móvil, la sintaxis a utilizar debe ser correcta. Hace años, el envío de mensajes de texto supuso la aparición de un lenguaje entre adolescentes trufado de apócopes y huérfano de tildes y signos de puntuación. Las “k” sustituían a los “qué” y las mayúsculas estaban ausentes. La sintaxis, también.

Por desgracia, algunas de esas malas costumbres han sido mantenidas y resulta descorazonador leer párrafos sin puntuación, con errores de concordancia, faltas de ortografía y mala sintaxis.

Cuidar una correcta sintaxis, además de las cuestiones ortográficas resulta importantísimo. Utilice preferiblemente frases cortas. Es la mejor manera de evitar errores de concordancia. Lance una idea en cada frase. La sencillez en la redacción es primordial, además de un buen método para evitar errores y conseguir una comunicación eficaz.

10. “Si soy informal, llegaré a tu corazón”

Captar la atención desde el primer momento es básico en una presentación, pero no debemos caer el error de usar en nuestra exposición expresiones demasiado coloquiales o tremendistas. Decir que “el endeudamiento es bestial” o “la empresa está hecha unos zorros” está fuera de lugar (aunque fuese verdad). Sea Vd. cauto en las afirmaciones. Huya de adjetivos “llamativos” y apóyese en siempre en datos cuantitativos para construir razonamientos, tanto al elaborar diagnósticos como al hacer recomendaciones.

11. “Soy el mejor profesor del mundo”

Al elaborar una presentación, en la medida en que sea posible, es importante conocer de antemano quién forma parte de nuestra audiencia. A ese respecto, hay un error que debemos evitar: explicar conceptos que son conocidos para quien nos escucha. Por ejemplo, si Vd. se encuentra ante una audiencia compuesta por financieros no tiene que explicarles las fórmulas ni los conceptos de los que está hablando.

En caso contrario, si tiene que exponer magnitudes financieras ante un auditorio que no es experto en el tema, haga una introducción corta explicando los conceptos más relevantes antes de comentar su evolución.

José Ignacio Llorente
Licenciado en CC. Económicas y Empresariales. Profesor en el CEF.- Centro de Estudios Financieros y en la Universidad a Distancia de Madrid, UDIMA.

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